എങ്ങിനെ പ്രഫഷണൽ ഇ മെയിൽ തയാറാക്കാം ? How to write a professional email ?

തയാറാക്കുന്ന ഇ മെയിലിനെ കുറിച്ച വ്യക്തമായ ധാരണ തയാറാക്കുന്ന ആൾക്ക് ഉണ്ടായിരിക്കണം. തയാറാക്കുന്ന ഇ മെയിലിന്റെ സംക്ഷിപ്‌ത രൂപം ഇമെയിലിലുണ്ടെന്നു ഉറപ്പ് വരുത്തണം.

ഒരു നല്ല ഇമെയിലിനു താഴെ പറയുന്ന കാര്യങ്ങൾ അത്യവശ്യമാണ്.

1. തലക്കെട്ട് / Subject line
2. ഒരു നല്ല അഭിവാദ്യം / Salutation
3. ഉള്ളടക്കം / Mail Body
4. അക്ഷരങ്ങൾ  / Font style
5. ഉപസംഹാരം / Closing
6. പ്രൂഫ് റീഡിങ്ങ് / Proof Reading
7. കൈയൊപ്പ്‌ / Signature

1. തലക്കെട്ട് / Subject line
ഇമെയിലിന്‍റെ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ഭാഗമാണിത്. നിങ്ങളുടെ ഇമെയില്‍ വായിക്കണോ വേണ്ടയോ എന്ന് മെയില്‍ സ്വീകരിക്കുന്ന ആള്‍ തീരുമാനിക്കുന്ന തലക്കെട്ടിനെ ആശ്രയിച്ചാണ്. eg. Meeting Date Changed.

2. ഒരു നല്ല അഭിവാദ്യം / Salutation
ഒരു നല്ല അഭിവാദ്യത്തോടെ മെയില്‍ തുടങ്ങുന്നതാണ് നല്ലത്.
eg. Dear Sir or Madam etc..

3 .ഉള്ളടക്കം / Mail Body
വളരെ മിനിമവും സംക്ഷിപ്തവുമായിരിക്കണം ഉള്ളടക്കം. വലിച്ചു വാരി എഴുതുന്നത് പരമാവധി ഒഴിവാക്കണം. ലിസ്റ്റ് ചെയ്ത് പോയിന്‍റ് ഇട്ട് എഴുതിയാല്‍ വായിക്കുന്ന ആള്‍ക്ക് വളരെ പെട്ടെന്ന് മനസ്സിലാക്കാം.

4 .അക്ഷരങ്ങൾ  / Font style
എളുപ്പത്തില്‍ വായിക്കാവുന്ന ഫോണ്ടുകള്‍ ഉപയോഗിക്കണം.
eg. Arial, Helvitica, Calibri, etc..

5 .ഉപസംഹാരം / Closing
മാന്യമായ രീതിയില്‍ ആശംസകളോടു കൂടിയ ഒരു ഉപസംഹാരം ആവശ്യമാണ്. eg. Thanks, best wishes, sincerely, etc..

6.പ്രൂഫ് റീഡിംഗ് / Proof Reading
അവസാനമായി എഴുതിയ വാചകങ്ങള്‍ പ്രൂഫ് റീഡിംഗ് ചെയ്യണം. അക്ഷരത്തെറ്റുകള്‍, ഗ്രാമര്‍ എന്നിവയെല്ലാം പരിശോധിക്കണം.
MS-Word, Google Docs, Grammarly തുടങ്ങിയവ ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്.

7. കൈയൊപ്പ്‌ / signature
നിങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടാനാവശ്യമായ വിവരങ്ങള്‍ ചുവടെ ചേര്‍ക്കണം.
Name, Address, Phone Number, Website, etc...


Happy Emailing...